LLIBRE D’ACTES

Les actes són responsabilitat del secretari/a, que signa amb el vistiplau del president. Es lligen, s'aproven en la reunió següent i se signen. S'estén acta de totes les assemblees, amb els acords, i de les reunions de la junta directiva.

El llibre d'actes ha de tenir les fulles degudament segellades i numerades, i pot estar en suport informàtic. Les correccions o modificacions de les actes s'incorporaran a l'acta aprovada en la següent sessió dels òrgans respectius (Junta directiva o Assemblea).

Els document i llibres de AMPA deuen guardar-se en el centre educatiu al com pertanyen, que és el seu domicili social. En el cas que el AMPA no tinga local propi, caldrà habilitar un armari en el centre, amb clau, per a dipositar els documents.

És convenient també que l’AMPA tinga un arxiu per a la legislació i altres documents. Aquests poden revisar-se i eliminar-se any a any, a excepció d'aquells que estiguen vigents i que seran eines de consulta obligada per al bon funcionament de l’AMPA i dels consells escolars. Si l’AMPA compta amb un local independent disposarà de domicili social i un espai per a dipositar els documents.

LLIBRE DE SOCIS

És un llistat de socis de l'APA/*AMPA on s'anota, de forma numerada, el nom tant del pare com de la mare de l'alumne, si tots dos són socis. Pot també figurar l'adreça i el telèfon, encara que no és imprescindible.

Es pot emplenar cada any o utilitzar la mateixa llista, especificant altes i baixes al costat de cada nom. Normalment el responsable del llibre de socis és el secretari/a, en tot cas caldrà consultar els estatuts.

LLIBRE DE COMPTES

Les AMPA són associacions sense ànim de lucre i sense activitats econòmiques. En aquest llibre s'han d'anotar els ingressos (quotes de socis, subvencions, ingressos extraordinaris, etc) així com totes les despeses de l’AMPA que es realitzen sempre amb factura. També el saldo anual que es presenta en l'Assemblea General de Socis.

La persona responsable d'aquest llibre és el tresorer i signa amb el vistiplau del President.

Els documents i llibres de l’AMPA han de guardar-se en el centre educatiu, que és el seu domicili social.

Si l’AMPA no té local propi, caldrà habilitar un armari en el centre, amb clau, per a dipositar els documents. És convenient també que cada AMPA tinga un arxiu on guardar la legislació i altres documents. Aquests poden revisar-se i eliminar-se any a any, a excepció d'aquells que seguisquen vigents i que seran eines de consulta obligada per al bon funcionament de l’AMPA i dels Consells Escolars. Si l’AMPA compta amb un local independent, aquell serà el domicili social i on es dipositaran els documents…